この章ではオフィスの移転について簡単に流れをご説明しますので、オフィス移転をお考えの方は、なんとなくでも結構ですので、全体像を把握してみてください。

また、スケジュールは余裕をもち、企画から実施までトータルに行える業者を選んでください。
オフィス移転は引越しからオフィス家具の設置、内装工事、電気・LAN・電話工事など、多くの業者が関係し、作業も多岐にわたります。担当者の方の負担を軽減させるためにも、オフィス移転をトータルで依頼できる業者を選定することをお勧めいたします。

まず始めにやらなければならない事といえば移転場所の決定です。

取引先へのアクセスや、従業員の通勤面を考慮する

住所や駅名のステータス、テナントビルの賃貸料も重要ですが、考慮したいのは主要取引先のアクセスや従業員の通勤面です。

取引先とのアクセスが悪くなると、営業のレスポンスやサービスの低下に繋がる恐れがあります。せっかく賃貸料のコスト削減をしたのに交通費が上がってしまっては意味がありません。取引先へ行く移動時間の人件費もコストと考える方がよいでしょう。

移転場所が決定したら次はテナントビルの選出になります。

余裕をもった広さのテナントを選ぶ

まず注意して頂きたい事は予算等の問題もあると思いますが、ある程度余裕をもった広さのテナントにすることです。増員目的にしても業務縮小にしても移転当初よりも人員や機材などが増える事がほとんどです。移転当初からピッタリサイズのテナントを選んでしまうと後々すぐに狭くなってしまう事になります。それではせっかく移転した意味が無くなってしまいます。

 

事務所移転は大変な労力、時間、コストが掛かります。取引先にも住所変更や電話番号の変更などある程度迷惑もかけることになります。無駄な移転を避ける計画を立て、今後の移転回数を減らすことが後々のコストダウンにも繋がるこということです。

豆知識

1坪＝2畳　　約3.3�u

部屋を借りる前に専門家にレイアウト相談する

オフィス事務所として使用するのに1番使いやすい部屋の形は長方形もしくは正方形です。

デザイン的に優れた曲線を使った建物や立地条件の関係で形が傾斜している建物はスペース効率は良くありません。

使用するデスクも長方形。導線（人の歩くスペース）は直線が一番効率が良く、使い勝手も良いからです。

変わった形の建物はそれだけデッドスペースが増えます。

部屋の中心に柱などあるとデットスペースの原因になりかねません。

 

「同じ坪数（面積）だから同じ物が入るとは限らない」という事です。

 

契約し部屋を借りる前に、専門家（オフィス管理士）に一度相談しアドバイスをしてもらう事お勧めします。

テナントビルの設備にも注目してください。

 

セキュリティー

オフィスビルでセキュリティー会社と契約しているか？

契約していない場合、個々での契約をしなければならない場合があります。

 

ＯＡ対応

床はフリーアクセスフロアー（2重床）なのか？

フリーアクセスフロアはＬＡＮケーブル・電話ケーブル・電源などの配線が床下に配線でます。モールなど使用しないで配線ができる為、配線処理がスムーズにできレイアウト変更などにも容易に対応が可能です。

 

光ケーブル

テナントビルに光通信の設備はあるか？

光通信を使用する場合必要にまります。場所や時期によってはＮＴＴの工事が1ヶ月ほどかかる場合がありますのであらかじめの確認と、無い場合は工事の手配をしておく必要があります。

 

設備使用の確認

トイレや給湯室は共有なのか専用なのか？

トイレや給湯室が共有だと私物（食器やポット、消耗品など）を置くことはできません。その場合、事務所内に給茶スペースを設置しなければいけない場合があります。

上記の他にも駐車場、駐輪場の有無（無い場合は近隣にあるのか？）など、確認が必要になります。

 

賃貸料など安い場合は設備的に充実していない場合があります。

業務内容や使い勝手も考慮しテナントを選ぶ必要があります。

 

 

オフィスビルの内装に関してのチェックポイントをまとめました。

 

ブラインド・ロールスクリーンの有無

窓にロールスクリーンもしくはブラインドが既存で取り付けられている場合は問題ありませんが取り付けられてない場合は自己負担で取り付けなくてはなりません。自然光（太陽光）では窓際の人が眩しい事と、空調効率の著しい低下が発生するので必ず必要になります。

 

床の材質

オフィスでの主な床の材質はＰタイルもしくはタイルカーペットがほとんどです。Ｐタイルは耐久性にすぐれ手入れが簡単な反面、空調効率の低下、デザイン性の無さがあります。タイルカーペットは手入れはさほど難しくないこと、デザイン性があること、機能性があることから現在では新規事務所やリニューアルした事務所では使用頻度が一番高いと言えます。

 

壁の材質

オフィスビルでの壁材はクロス貼り・塗装仕上げが多く、塗装仕上げは原状回復工事の時にコストが低いことから好まれて使用されています。

照明

照明（蛍光灯）は現在ではほとんどのテナントでは天井埋め込みタイプです。パーティション間仕切工事などの時に邪魔にならないようになっています。ルーバー照明（蛍光灯に網目の反射板がついている）は光の均等をはかりパソコンのモニターに照明写りしにくい構造になっています。

照明スイッチが部署ごとに細かく分かれていると、使用していない照明を消すことができ良い点です。

 

空調

空調はちゃんと効いているか確かめましょう。空調機ごとに温度設定などができると良いでしょう。

 

細かい事項ですが利用していく上では気になる事です。同じ条件であれば付加価値の高い物件を選びましょう。

移転は良いオフィスにする最大のチャンスです

オフィス移転で最も重要なことは現在使用しているオフィスの問題点を移転を期に改善していくことです。

会社全体の問題点、部門ごとの問題点、個人の問題点を洗い出し、改善していく事が大切です。

たとえば、仕事の連絡密度が高い部門同士が離れているとか、ＦＡＸを頻繁に使用する部門がＦＡＸから離れているなどがあります。

毎日の事なのでたとえそれが数十秒の時間であっても、1日に何度もおこなうと多大な時間になります。改善することで使用者の負担も減るので効率も良くなるでしょう。

部門ごとや個人的な改善点などは社内アンケートなど実施して、問題点などを把握しておく必要があります。

全ての意見を取り入れる必要はありませんが、問題点にＡ〜Ｃなどのランク付けをして重要視される問題点から解決してくことが良いでしょう。

移転してしまってからでは遅いので移転前に考慮し実行しましょう。

オフィス移転には様々な作業が発生します。

• 什器移転費用
• 間仕切工事
• インテリア（オフィス家具）
• ＴＥＬ・LAN・電気工事
• 内装工事
• セキュリティー工事
• 原状回復工事

移転は引越し業者、間仕切・インテリアは家具メーカー、ＴＥＬ・ＬＡＮ工事は電話会社などなど・・・他業種にわたり発生します。

その全ての打合せと見積り依頼・スケジュール管理・現場管理を担当者である、あなたが行わなければなりません。

無理ではないにしろ通常業務をこなしながら移転計画を進行するのは非常に困難です。

そういう場合はオフィス管理士に相談することをお勧めします。

オフィス管理士に頼むメリットとは？

オフィス管理士は社団法人　日本オフィス家具協会が認定している資格でいわば、オフィス環境のプロです。


現状オフィスの問題点を把握し改善したプランを考え、より良いオフィス環境を提案してくれます。

オフィス管理士は家具メーカーや工事業者に顔が効くので価格交渉や多少の無理が利きますのでコストダウンやイレギュラーの対応も行えます。

全ての工事を調整してスケジュール管理から現場管理までおこなってくれます。

全体を管理し把握しているので後々のレイアウト変更などの際もスムーズに進行できます。

アフターフォローも万全なので安心して依頼できるというわけです。

現場調査し必要事項をチェックする

移転先のテナントが決定したら、現地へ行き細かい部分をチェックします。

レイアウトに必要な天井の高さ、コンセントの位置、窓の高さ、スイッチの位置、照明・エアコンのレイアウト、防災設備の位置、電気の容量などです。

ビル管理会社やオーナーから竣工図面（平面図・天井伏図・電気図・展開図など）はいただけると思いますが、施工段階での変更や前入居者の変更などにより、図面と異なっている場合がありますので実際に現場を調査してください。

図面上では納まった物が実際置いてみたら入らないことや、照明のスイッチが邪魔で壁面収納が置けないなどの問題が発生する恐れがありますので細かいチェックが必要です。

電気容量も古いテナントビルなどは、現在の一人1台ＰＣを所有することやＯＡ機器の普及を視野に入れていない場合があります。
その場合ビル全体の電気容量が足りず、フロアの電気容量を増やせない場合がありますので必ず確認をしてください。

現状の把握と移転のために

現状のオフィスを把握するために、現状使用しているオフィスのレイアウト図面を作成します。
この現状のレイアウト図面は移転の際にも必要になってきます。


移転の際に持っていく家具、廃棄する家具を色分けなどをしてしたり、持って行く家具は何処に設置するのか？収納に入っている書類や備品は何処に入れるのか？などナンバリングをして移転先のレイアウト図とリンクさせてスムーズな移転を行うことができます。


現状の問題点を把握する目的もありますので、それほど細かい部分まで再現する必要はありませんが、ある程度正確な図面を作成したほうがよいでしょう。

オフィスレイアウトで一番最初にすることで一番大切なのがこのゾーニングです。

ゾーニングとは執務スペース・会議スペースなど個々のスペースの広さ、位置関係をな空間ごとに配置していくことです。

このゾーニングでほぼオフィスの使い勝手が決まってきます。

スペースを大まかに分けた場合

1.部外者があるていど自由に入れるスペース（受付・待合コーナー・トイレなど）
2.社員のみ立ち入る場所（執務スペース・倉庫・サーバールームなど）
3.社員と場合によっては部外者が立ち入る場所（打合せコーナー・休憩室・会議室・役員室など）

この３つのスペースは動線（人の流れ）とセキュリティー対策に密接に関係してくるのでスペース取りに注意します。

大まかなソーニングができたら、部門ごとの位置関係も考慮して配置していきます。

部門ごとのゾーニングは仕事をする上で、コミュニケーションや仕事効率の面で重要になるので充分に検討します。
現在の部門ごと同士の関連度を把握します。

認識していない場合や、確認のためにも各部門の代表者などにアンケートやヒヤリングをするのも良いでしょう。

全体の関係性を把握する


アンケートやヒヤリングをもとに上記のような表を作成し、関連の深い部門同士や設備を近くに設置するようにゾーニングをおこないます。

この作業は実際に仕事をする上で、事務作業の効率を上げることができます。
フェイスｔｏフェイスで仕事を頻繁にする部門同士が近いと移動時間の短縮やコミュニケーションのアップを図ることができ、より仕事の能率があがります。

また、離す必要のある部門と設備などもあり、セキュリティーの問題から部外者が頻繁に出入りする入口付近にサーバールームや経理部門などの部門を設置するのを避ける必要があります。

現場の意見や意識を知っておく

この調査は社員が現状使用しているオフィス環境をどのように感じ、満足しているかどうかを調査し課題を把握するものです。


調査内容はあまり負担を掛けない程度にしておき、項目はできるかぎり少ない方がよいでしょう。

この調査は移転後にも実施し改善効果を測定することもできます。

�T．スペース
１．オフィス全体のスペースの広さ
２．執務スペースの広さ
３．通路の広さ

�U.ワークステーション
１．仕事に合った機能
２．作業スペースの広さ
３．情報機器の配置
４．情報機器の操作性
５．仕事への集中の度合い
６．チェアの座り心地
７．ワークスペースの開放感

�V.レイアウト
１．レイアウトのバランス
２．自席へのアプローチ
３．他スペースへの動線
４．スペースの無駄

�W.収納
１．自席での収納量の確保
２．共用収納量の確保
３．ファイリングシステムのレベル
４．収納家具と収納物の適合性
５．共用収納へのアプローチ

�X．コミュニケーション
１．自席でのコミュニケーション
２．グループ内のコミュニケーション
３．会議の頻度と会議室の過不足
４．打合せの頻度と打合せ設備の過不足
５．情報ネットワーク
６.インフォーマルコミュニケーション

�Y．リフレッシュメント
１.自席でリフレッシュできる
２.リフレッシュスペースの有無
３．リフレッシュできる程度
４．グリーン・アートの採用の程度
５．窓からの景観への配慮
６.喫煙スペースの有無

�T．照明
１．室内全体の明るさ
２．光のやわらかさ
３．机上面の明るさ
４．自席の明るさの調整
５．モニターへの光の写り込み

�U．空気
１．四季を通じた室内環境の適度さ
２．オオフィス内での暑い・寒い場所の有無
３．四季を通じた湿度
４．空気のきれいさ

�V．音
１．隣接する人の電話などの声
２．情報機器やコピーの騒音
３．外部からの騒音
４．空調音
５．ＢＧＭの有無と必要性

�W・安全面
１．自席での安全への配慮
２．避難経路の確保
３．配線の安全性
４．床材の滑走など
５．収納家具などの耐震対策

調査が完了したら集計します。

たとえば以下のような調査結果が出たとします。

                満足　 ほぼ満足　どちらとも　 やや不満   不満
ステップ1
調査人数の集計 　　7　　　　14　　  　10　　　　　6　　   　3

ステップ2
各段階のウェイト　 5point    4         3          2         1

ステップ3
ポイント算出　　  35        56        30         12         3
(ポイント×人数）
ステップ4
ポイント合計　　  35    +   36   +    30    +    12    +    3   =136

ステップ5
評価値（ポイント合計／人数）　　　　　　136／40＝3.4point


この、3.4pint　が評価値になり平均点としては３pointとなります。

上記の図は集計したオフィス環境の意識調査を回答別に円グラフにしたものです。

図1は、評価値も3.4で「満足」と「ほぼ満足」の割合が52.5％と多いことから「問題は無い」と判断します。

図2に関しては、評価値3.02と、評価値から判断すると良くも悪くもないという状態です。

しかしながら回答内容を分析すると「満足」と「ほぼ満足」が40％、「不満」と「やや不満｝が40％となっており、「満足」と「不満」が両極端に分かれています。

そういう場合は「検討の余地あり」と判断します。
再調査し、どのような問題があるか確認し検討する必要があります。

上記のレーダーチャートは、改善前とオフィスリニューアルやオフィス移転後の「オフィス環境の意識調査」を比較した図になります。
オフィス移転やリニューアルした後の効果を測定することができます。

改善直後は必要以上に「改善された」と思ってしまう傾向にあります。これをハネムーン効果と言い、あまり正確なデータとは言えません。

測定の目安として半年〜１年程度経過して、利用者が仕事や環境に慣れてくる頃が良いでしょう。

とくに、春夏秋冬を経験した１年後がより良いデータが取れるでしょう。

基本になっているコンセプト

基本コンセプトを軸に、今まで調査してきた事柄を合わせてオフィスのレイアウトプランを作成します。
部門別の関連とオフィス全体のバランスを考慮し作成したゾーニングに基づき、業務内容・仕事の効率・コミュニケーション・プライバシー・安全性・オフィス環境を考えレイアウトパターンを組み込みます。


ここで大切なのは基本となるコンセプトを忘れないということです。
部門や個人などの多くの問題点を考慮するうちに全体のコンセプトをないがしろにしてしまうケースがあるからです。
あくまでも何の為に移転をするのか？という当初の目的となっている課題は実行しましょう。

新しく購入する什器をある程度決定しておき、正しい寸法で落とし込みしましょう。
使用する既存什器なども現状図を元にレイアウトに落とし込みます。

一度のレイアウトで決定することは無いので、一度目のレイアウトプランをたたき台として修正していきましょう。

レイアウトがある程度固まってきた段階で、おおよその概算が出ます。
オフィス移転に伴う費用として

• 引越し費用

• 什器購入費　※什器廃棄費

• ＴＥＬ移設費

• 内装工事　（間仕切工事・床工事など）

• ＬＡＮ工事費　※光ケーブル含む
• 電気工事費　※流用であれば必要なし
• サイン工事　（看板・入口などのカッティングシートなど）
• セキュリティー工事

• 原状回復工事

上記の見積りの詳細が出ます。
見積りの金額によっては予算より高かったり、低かったりすることはあります。

価格交渉、計画の修正をおこない、予算に近づける必要があります。

業者を一社に絞ることで、大幅値引きの対象になることもありますので
頭に入れておきましょう。

スケジュール次第で当日の作業効率が決まる


オフィス移転やリニューアルの際にスムーズに作業が行えるようにスケジュールを組みます。多種にわたる作業と業者が短期間の間に作業を行うので調節が必要です。

同時にできない作業や先行しなければいけない作業を認識して分ける必要があります。

通常の業務を止めてしまうと顧客への迷惑となりますので週末に移転作業を設定し通常業務の妨げにならない作業は平日に行います。

アクシデントを想定して予備日を１日儲けておくとよいでしょう。

オフィス移転でしなければいけない事で忘れがちな事として記載しておきます。

• 本社移転の場合、定款の変更や類似商号の確認などが必要です。
• 税務署への届出　移転登記後、登記簿謄本か抄本を添えて納税地移転の届出書を新・旧税務署に提出します。
• 地方税事務所への届出　登記簿謄本を添付して事業開始等申告書提出します。
• 電話の移転の手続き　1ヶ月前から受け付ています。現在受け持ち電話局と移転先の電話局で手続きをします。移転案内サ−ビスも必ず申し込みましょう。※業者委託も可能です
• 電気・ガス・水道などの移転手続き
• 郵便局への移転手続き
• リ−ス機器会社への手配き
• 購読新聞の変更手続き
• 保険等の契約変更手続き
• 消耗品など定期的に購入している販売店や通信販売へ契約変更手続き
• 印刷物等の表示変更
• 名刺・ゴム印・封筒類、会社案内等の変更手配
• 事務所移転の案内状
• 通勤定期券の買い替え
• 移転にともない取引中止する業者への支払い精算
• 身分照明書の再発行

などがありますので事前に手配しおく必要があります。

オフィス移転のスケジュールが決定したら移転元と移転先のビル管理会社にその旨を報告してください。

移転に伴いエレベーターを占有するので、エレベーター使用許可書を提出しなければならないテナントビルは少なくありません。

土曜日や日曜日、祝日などを利用して移転する場合は出入り口の開放許可が必要になりますのであらかじめ手配しておきましょう。

エレベーターの占有や工事に伴う騒音により、既存のテナントユーザーに迷惑が掛かるという点から、平日の移転作業を認めていないテナントもありますのでビル管理会社との打合せを行ってください。

音の出る工事などがある場合は隣接するテナントや下の階のテナントに伝えておく事も必要です。

スムーズな移転をするには事前の準備をしっかりしておく

オフィス移転の日までにしておかなければいけない作業として、書庫やデスクの中に入っている書類や備品をダンボールに詰める作業をしておきます。
※上記作業は有料にて業者依頼可能です。

引越し業者から事前にダンボール、ラベル、テープが届きます。

ダンボールの組み立て方は図に記載している注意点を守って組み立てます。

普段使用しない書籍や備品はどは2〜3日前からダンボール詰めしておいても良いでしょう。

ダンボール内部に空間があると重ねた時にづぶれやすいくなるので、なるべく空間のできないように詰めてください。

詰め終わったダンボールにはラベルを貼り、図面にナンバリングしてある番号、階数、所属課などを記載します。

冷蔵庫の中身は前日までには空にしておき、生もの等は廃棄しておいたほうが良いでしょう。

当日の引越しがスムースに進むように作業は前日までに完了させておきます。

デスク類

• 両袖デスク
• 片袖デスク
• 脇机
• 平デスク

チェア類

• オフィスチェア　
• 会議チェア
• 折り畳みチェア
• 丸椅子

収納類

• 引き違い書庫
• 両開き書庫
• ファイリングキャビネット
• 引出書庫
• 更衣ロッカー

OA機器

• パソコンのキーボード、マウス、コンセント、ケーブル類はわかりやすいようにディスプレイ本体と一緒に置いておく。
• コードはヒモで束ねておく。
• コピー機はトナーを抜いておく。
• 大型の機器などは事前に専門業者に依頼し解体しておく。

われもの（食器・灰皿等）

• ひとつすつ紙に包んでダンボールに詰め、「われもの注意」のラベルを貼る。

液体類

• 容器は密栓のうえ、ビニール袋に入れてダンボールに入れ、動かないように詰め物をする。

美術品

• 事前に業者に相談し、業者が梱包します。
• 保険などは別途相談しましょう。

危険物・劇薬

• あらかじめ業者に相談しましょう。

予備日を利用して、移転の整理をする

引越し後は予備日などを利用しダンボールの開梱作業を行います。
開梱が終わったらダンボールは潰してまとめておき後日、引越し業者に連絡をして引き取ってもらいます。

各所轄官庁などの届出や移転の挨拶状、移転通知など忘れている作業が無いかもう一度確認しましょう。

名刺やカタログなど印刷物の住所電話番号の確認はもちろんのこと、データ関係（見積書、請求書、ＦＡＸの送り状やメールのフッター）なども忘れがちですのでチェックしましょう。

移転元の原状回復工事の処理終了後、確認の立会いが必要になる場合があります。

翌日の業務に支障が起きない程度、身の回りの荷物の整理は心がけましょう。

綺麗なオフィスを維持することが大事

オフィス移転やリニューアルを実施した後、良くなったオフィスを適切に利用し維持してかなければなりません。
必要に応じて更に良くするため、または組織変更や人事異動などにより変更をしていきます。

オフィスリニューアルにおけるオフィスの使用方法や運営方法を正しくおこなわれているかもチェックする必要があります。

会議室やリフレッシュスペース、喫煙室などの使用ルールはしっかりおこなわれているか？

資料や書籍などの利用のルールは守られているか？

セキュリティー管理はルール通りにおこなわれているか？

など、最初に決めたルールは周知徹底する必要があります。

特に、ノンテリトリアルオフィスにおける運用は非常に大切で、ワーカーのモラルにまかせる部分が大きく、徹底してチェックし運用していかなければ意味が無いため、運用マニュアルなどを作成してワーカーに理解し厳守してもらう必要があります。

長い期間、効率の良く、クオリティーの高いオフィスで仕事をする上でも大切なことと認識してく