会議テーブルですが、下記の条件で選定を行いました。
・移動が便利なようにキャスター付。
・幕板付きで、スクール形式にレイアウトした場合でも足元が見えない。
・天板ハネ上げ式を採用することで使用していないときはスペースをとらずに片付けられる。
・昼食時の食堂も兼用しますので、なるべく汚れが目立たないように木目天板を採用。

会議/ミーティング用チェアに関しては
・移動がスムーズなようにキャスター付。
・会議用、来客用を同じ製品にして統一感を持たせるようにしましたが、色を変えることにより使用場所の区別をつけました。
・テーブルと同じくスタッキング可能でスペース効率よく片付けられるようにしました。
また各フロアに倉庫を設け物品棚を置きました。すぐに廃棄処分することの出来ない書類や伝票類を保管するのですが、棚を並べ替えることが考えられるので、すべて単体での設置としました。

今回の移転に際しては、現在使用の家具が古くなってしまったり、メーカーがバラバラで統一感がないので新たに平机・事務用/会議用チェア・システム書庫・会議テーブル・物品棚を買い換えることになりましたが、商品の選択を以下のように行いました。
・予算を抑えるために各社から見積もりを取り価格を重要視しながら、使いやすさや疲れにくさも考慮にいれました。
・新事務所は壁が白っぽいので、通常のスチール家具を並べると部屋が平面的で無機質な印象を与えてしまうので、デスクやテーブル及び書庫の天板は木目調を採用しました。

・事務用チェアに関しては会社のCIでもある「環境」を念頭に、樹木と葉のイメージになるようグリーンとしましたが、グリーンには安らぎやくつろぎ、といった感情を人に与える色でもあります。また長時間のデスクワークでの疲労軽減の観点から背は全員ハイバックとしました。

 

・書庫は各グループの使用方法にあった組み合わせを考え、両開き・引き違い・ラテラル・整理ケースを中心に構成し、引き違い書庫は収納物の取り出しやすさから3枚扉を選択、腰高の書庫には一部の天板を別注（奥行きを深くする）して、サイズの大きなものを置けるようにしました。
また納品に関しては、エレベータの使用制限や他のテナントとの兼ね合いから土曜日納品とし、さらに混乱を避けるためアイテムごとに納品日時を変え、効率よく納品できるようスケジュールを組みました。これによりスムーズな納品が予想され、万一のトラブルにも事務所オープン日までにはすべて解決できるようにしました。

移転を考える際に最初に決めなければならないのが移転場所です。
今回物件を選定するにあたり重要課題として「現オフィスのなるべく近くで新オフィスを見つける。」ということが上げられました。その理由として
・業務の都合上、電話番号の変更は望ましくない。
・最寄り駅からのアクセスなどをなるべく変更したくない、
などがあり、いくつかの候補の中から決定しました。
レイアウトに関しては細かい修正は色々ありましたが、基本コンセプトとして
・面積の関係上、基本的な対向式レイアウトを採用しスペースを効率よく使う。
・各フロアにバックヤードやキャビネットを可能な限り設置し、整理整頓を行えるようにし常にフロア内を散らかさないようにする。
・入退室のチェックなど、セキュリティの強化。
という課題を与えられましたが、ビルの躯体がクランク状でレイアウトをするには、厄介な物件でしたが、何度も打ち合わせのうえ修正を加え決定しました。度重なる修正が可能だったのは、今回の案件がスケジュール的に比較的余裕があったことが上げられます。皆さんも移転や新事務所新設の場合はこのケースを参考に、スケジュールには余裕を持たせて行うことをお奨めします。スケジュールのゆとりは突発的なトラブル発生の場合にも慌てずにすみます。

某企業で11月下旬に約100人規模のオフィス移転があり、オフィス家具や内装工事をはじめ電機、電話・ＬＡＮ工事を行うことになりました。

今週末に間仕切りと空調工事からスタートします。皆さんに経過や実施工事の内容を時系列でお伝えし、オフィスの新設や移転時の手助けにしていただければと思います。

今回のプロジェクトに関しては7月からスタートしており、これまでにオフィス物件の決定、レイアウトの作成、納入メーカーや商品の選定・見積もりなどの課題をクリヤして実施段階までに至りました。当初は期間的に比較的余裕のある日程のように思われましたが、レイアウトの度重なる変更や新規家具の選定に手間取り予想以上に発注がギリギリになりました。

こういった苦労話などもお知らせしてゆきますので皆さんが移転など行う時には同じような事態にならないよう参考にしてみてください。