オフィス移転のスケジュールが決定したら移転元と移転先のビル管理会社にその旨を報告してください。

移転に伴いエレベーターを占有するので、エレベーター使用許可書を提出しなければならないテナントビルは少なくありません。

土曜日や日曜日、祝日などを利用して移転する場合は出入り口の開放許可が必要になりますのであらかじめ手配しておきましょう。

エレベーターの占有や工事に伴う騒音により、既存のテナントユーザーに迷惑が掛かるという点から、平日の移転作業を認めていないテナントもありますのでビル管理会社との打合せを行ってください。

音の出る工事などがある場合は隣接するテナントや下の階のテナントに伝えておく事も必要です。

オフィス移転でしなければいけない事で忘れがちな事として記載しておきます。

• 本社移転の場合、定款の変更や類似商号の確認などが必要です。
• 税務署への届出　移転登記後、登記簿謄本か抄本を添えて納税地移転の届出書を新・旧税務署に提出します。
• 地方税事務所への届出　登記簿謄本を添付して事業開始等申告書提出します。
• 電話の移転の手続き　1ヶ月前から受け付ています。現在受け持ち電話局と移転先の電話局で手続きをします。移転案内サ−ビスも必ず申し込みましょう。※業者委託も可能です
• 電気・ガス・水道などの移転手続き
• 郵便局への移転手続き
• リ−ス機器会社への手配き
• 購読新聞の変更手続き
• 保険等の契約変更手続き
• 消耗品など定期的に購入している販売店や通信販売へ契約変更手続き
• 印刷物等の表示変更
• 名刺・ゴム印・封筒類、会社案内等の変更手配
• 事務所移転の案内状
• 通勤定期券の買い替え
• 移転にともない取引中止する業者への支払い精算
• 身分照明書の再発行

などがありますので事前に手配しおく必要があります。

スケジュール次第で当日の作業効率が決まる


オフィス移転やリニューアルの際にスムーズに作業が行えるようにスケジュールを組みます。多種にわたる作業と業者が短期間の間に作業を行うので調節が必要です。

同時にできない作業や先行しなければいけない作業を認識して分ける必要があります。

通常の業務を止めてしまうと顧客への迷惑となりますので週末に移転作業を設定し通常業務の妨げにならない作業は平日に行います。

アクシデントを想定して予備日を１日儲けておくとよいでしょう。