個人情報漏えい案件数

もはや他人事では済まされない情報漏えい

今や1日平均で2.7件もの個人情報漏えいの事案が発生しております。
2005年以前は個人情報保護法が施行されていなかった事を考慮すると
申告がなかったものと予想されます。
損害賠償金額も2005年で7002億円、2006年で4570億円と発表されています。


漏えい案件数.jpg

情報漏えいは社会的信頼の損失も大きく、挽回するには多大な時間と代償を払わなければなりません。

情報セキュリティの重要性を認識し意識することから始めてください。


個人情報保護法
5000件以上の個人情報を個人情報データベース等として所持し事業に用いている事業者は個人情報取扱事業者とさ れ、個人情報取扱事業者が個人情報を漏らした場合や、主務大臣への報告義務等の適切な対処を行わなかった場合は、事業者に対して刑事罰が科される。

情報漏洩の原因

情報漏えいは企業にとって損害賠償の金額はもちろんのこと、信用の損失と多大なダメージを
受けることになります。

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資料:経済産業省商務情報製作局情報経済課2007年10月

情報の漏えいは上記の表を見て頂けるとわかると思いますが、
書類の紛失郵送・メール・FAXのミスなど従業員のミスによる
場合が多いというデータが出ています。

従業員のセキュリティに対しての意識の低さが原因とされます。

オフィスのセキュリティレベルを上げる事やセキュリティ認証制度を取得することで、
従業員の教育従業員の意識を高めることにつながります。

セキュリティ認証制度の比較

認知度の高いとされるプライバシーマーク制度ISMS適合評価制度がありますが
どのような違いがあるのか?

 制度名称  プライバシーマーク制度  ISMS適合性評価制度(ISO27001)
 認証機関   財団法人 日本情報処置開発協会(JIPDEC)  財団法人 日本情報処置開発協会(JIPDEC)
 審査機関  14機関  23機関
 認証内容  個人情報の適正管理 組織におけるセキュリティマネージメントシステム 
 保護対象  個人情報資産 全ての情報資産
 対象企業  主に中規模企業から大規模企業  大規模企業
 取得単位 原則、企業全体
組織の一部に限定可 
 更新時期 2年更新   3年更新
 認証費用 30万円〜  100万円〜
 運営開始 1998年4月  2002年4月 

企業の規模や目的によってどちらの認証制度を取得するか決定してください。

取得するにあたって
、セキュリティ管理の強化・入退室の管理・パソコンのアクセス制御・規程類の作成・従業員教育など、社内体制を整備することが必要です。

コスト時間もかかり、取得後の維持や更新も大変なためある程度のコスト、人員、時間が必要になります。

情報セキュリティ

情報社会の進展により、行政や民間企業などの膨大な情報が容易に処理できるようになりました。
それにともない個人や企業のプライバシー侵害の不安や漏洩が頻繁に起きたことにより2005年4月より個人情報保護法が施行されました。

個人情報保護法が施行されたことにより情報セキュリティに対する意識が急速に高まり、セキュリティの重要性と必要性が認識されました。

国際的に認知度の高いセキュリティ認証制度として「プライバシーマーク制度」と「ISMS適合性評価制度(ISO27001)」があります。

セキュリティ認証制度を取得することにより、情報セキュリティの強化はもちろんのこと企業の信用性も得られることになります。

移転元と移転先のビル管理会社に告知

オフィス移転のスケジュールが決定したら移転元と移転先のビル管理会社にその旨を報告してください。

移転に伴いエレベーターを占有するので、エレベーター使用許可書を提出しなければならないテナントビルは少なくありません。

土曜日や日曜日、祝日などを利用して移転する場合は出入り口の開放許可が必要になりますのであらかじめ手配しておきましょう。

エレベーターの占有や工事に伴う騒音により、既存のテナントユーザーに迷惑が掛かるという点から、平日の移転作業を認めていないテナントもありますのでビル管理会社との打合せを行ってください。

音の出る工事などがある場合は隣接するテナントや下の階のテナントに伝えておく事も必要です。

オフィス移転で手配しなければいけないこと

オフィス移転でしなければいけない事で忘れがちな事として記載しておきます。

  • 本社移転の場合、定款の変更類似商号の確認などが必要です。
  • 税務署への届出 移転登記後、登記簿謄本か抄本を添えて納税地移転の届出書を新・旧税務署に提出します。
  • 地方税事務所への届出 登記簿謄本を添付して事業開始等申告書提出します。
  • 電話の移転の手続き 1ヶ月前から受け付ています。現在受け持ち電話局と移転先の電話局で手続きをします。移転案内サ−ビスも必ず申し込みましょう。※業者委託も可能です
  • 電気・ガス・水道などの移転手続き
  • 郵便局への移転手続き
  • リ−ス機器会社への手配き
  • 購読新聞の変更手続き
  • 保険等の契約変更手続き
  • 消耗品など定期的に購入している販売店や通信販売へ契約変更手続き
  • 印刷物等の表示変更
  • 名刺・ゴム印・封筒類、会社案内等の変更手配
  • 事務所移転の案内状
  • 通勤定期券の買い替え
  • 移転にともない取引中止する業者への支払い精算
  • 身分照明書の再発行

などがありますので事前に手配しおく必要があります。

オフィス移転やリニューアルのスケジュール管理

スケジュール次第で当日の作業効率が決まる

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オフィス移転やリニューアルの際にスムーズに作業が行えるようにスケジュールを組みます。多種にわたる作業と業者が短期間の間に作業を行うので調節が必要です。

同時にできない作業や先行しなければいけない作業を認識して分ける必要があります。

通常の業務を止めてしまうと顧客への迷惑となりますので週末に移転作業を設定し通常業務の妨げにならない作業は平日に行います。

アクシデントを想定して予備日を1日儲けておくとよいでしょう。

オフィス移転の費用

レイアウトがある程度固まってきた段階で、おおよその概算が出ます。
オフィス移転に伴う費用として

  • 引越し費用
  • 什器購入費 ※什器廃棄費
  • TEL移設費
  • 内装工事 (間仕切工事・床工事など)
  • LAN工事費 ※光ケーブル含む
  • 電気工事費 ※流用であれば必要なし
  • サイン工事 (看板・入口などのカッティングシートなど)
  • セキュリティー工事
  • 原状回復工事

上記の見積りの詳細が出ます。
見積りの金額によっては予算より高かったり、低かったりすることはあります。

価格交渉計画の修正をおこない、予算に近づける必要があります。

業者を一社に絞ることで、大幅値引きの対象になることもありますので
頭に入れておきましょう。


金庫の賢い選び方

金庫に入れる物や目的によって、利用する金庫やオプションを的確に選ばないといけません。
用途別にどのような場合が適しているか使用例をいくつかご紹介します。

 収納物  目的  金庫・ユニット
書類・書籍・印刷物など一般紙を用いた物  耐火のみを目的として利用する場合  一般紙用耐火金庫に収納
磁気カード・磁気テープ・フィルム・フロッピーなど 収容物の耐熱温度がある場合 収容物の耐熱温度をクリアした磁気メディア用耐火金庫に収納
一般紙用耐火金庫に収納したい場合 耐火金庫+温耐火・耐湿ユニットを併用
現金・小切手・約束手形など 夜間・休日など不在時に工具による金庫破りや盗難から守りたい物 防盗用金庫に収納
一般紙用耐火金庫に収納したい場合 耐火金庫+防盗ユニット+金庫固定金具を併用
真珠・オパールなどの宝石、貴金属類  火災時の高熱により、変色や変形のおそれがあり、盗難の恐れのある物 盗用金庫+低温耐火・耐湿ユニットを併用


収納物と対応する耐火金庫の性能


(カッコ内)に示される温度は、収納物の耐熱温度の目安を示します。

 収納物 等級
 現金、権利書、重要書類、小切手など  JIS177℃
 麻、綿  (140℃)
 熱硬化性プラスチック(フェノール、メラミン、ポリエステルなど)  (120〜180℃)
 熱可塑性プラスチック(スチロール、ABS、ナイロン、塩ビ など)  (80〜100℃)
 合成繊維・絹  (100℃)
 レントゲンフィルム、写真用フィルム  (105℃)
 マイクロフィルム アパチュアカード、マイクロフィッシュ、ジャケット、ストリップフィルム
 ロールフィルム  (80℃)
 映画用フィルム、合成紙
 洋画、日本画、掛け軸
 宝石  ダイヤモンド、ルビー、サファイヤ、アレキサンドライト、ヒスイ  (180℃)
 キャツアイ、エメラルド、オパール、琥珀、真珠  (65℃)
 刀剣類、IC、トランジスタ、カメラ、時計
 磁気テープ、ビデオテープ  JIS 66℃
 フレキシブルディスクカートリッジ  JIS 52℃
 光ディスク
 (50℃)
資料「FJFS」
注意1
ダイヤモンド、ルビーの類は耐熱温度は180℃以上であるが、そのまま防盗金庫や耐火金庫に収納すると、火災時に宝石を包んでいる布およびケース(樹脂製)等が炭化または溶解し、宝石の表面がくもったり、とじ込められたりする恐れがある。この点を配慮のこと。

注意2
洋画・日本画の類は、火災時に焼失しないというだけでなく、変色・変質しないことを耐熱温度の目安とする。

注意3
刀剣類の刀身自体は問題ないが、柄(つか)、鞘(さや)の材料により変化が生じ、美術的価値を損なうことがありますので、材料の耐熱性を考慮のこと。

注意4
素材または一部の収納は、(カッコ)で耐熱温度の目安をしめす。使用されている収納物の価値によって安全な耐火金庫の性能区分を選定すること。

注意5
フィルム、磁気テープ等は、この温度で複写または読み取りが可能であったが、そのまま使用できる期間は不明。重要度の高いものは再度ネガを複製または複写のこと。

注意6
耐火金庫は、耐火性能(庫内温度)が収納物に適合することを示すが、防盗面では別途配慮のこと。

オフィスレイアウト

基本になっているコンセプト

基本コンセプトを軸に、今まで調査してきた事柄を合わせてオフィスのレイアウトプランを作成します。
部門別の関連とオフィス全体のバランスを考慮し作成したゾーニングに基づき、業務内容・仕事の効率・コミュニケーション・プライバシー・安全性・オフィス環境を考えレイアウトパターンを組み込みます。


レイアウト1.jpg


ここで大切なのは基本となるコンセプトを忘れないということです。
部門や個人などの多くの問題点を考慮するうちに全体のコンセプトをないがしろにしてしまうケースがあるからです。
あくまでも何の為に移転をするのか?という当初の目的となっている課題は実行しましょう。

新しく購入する什器をある程度決定しておき、正しい寸法で落とし込みしましょう。
使用する既存什器なども現状図を元にレイアウトに落とし込みます。

一度のレイアウトで決定することは無いので、一度目のレイアウトプランをたたき台として修正していきましょう。


オフィス環境の改善前と改善後を比較する

オフィス移転・リニューアル後は、比較してどのようにオフィス環境が良くなったか明確にする

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上記のレーダーチャートは、改善前とオフィスリニューアルやオフィス移転後の「オフィス環境の意識調査」を比較した図になります。
オフィス移転やリニューアルした後の効果を測定することができます。

改善直後は必要以上に「改善された」と思ってしまう傾向にあります。これをハネムーン効果と言い、あまり正確なデータとは言えません。

測定の目安として半年〜1年程度経過して、利用者が仕事や環境に慣れてくる頃が良いでしょう。

とくに、春夏秋冬を経験した1年後がより良いデータが取れるでしょう。

金庫の知識

目的に合った金庫選び

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金庫といっても目的や機能によって違います。
金庫というと火事の際に財産を守り、泥棒からも守ってもらえると考えがちです。
しかし、大きく分けて金庫には耐火金庫防盗金庫の2種類があります。
耐火金庫とはあくまでも「火から守る」ものであって工具などを使っての破壊工作に強くありません。
一方、防盗金庫は工具による破壊工作に対して強く、日本セーフ・ファニチュア協同組合連合会の定めた規定をクリアーした金庫の事を言います。

また、耐火金庫といっても「加熱試験中及び炉内冷却中,内部温度がいずれも177℃以下であるものとする」という基準があることから、金庫内温度は170℃以上となることがあります。

よって、美術品、フロッピー、磁気テープ、マイクロフィルム、宝石(キャツアイ、エメラルド、オパール、琥珀、真珠)、フィルムなど、火災時に金庫に入れていても破壊や損傷する物もあるのでご注意ください。

記録メディア用の金庫としてフレキシブルディスクカートリッジ用金庫があり火災時に内部温度が52℃以下、湿度85%以下に抑える金庫もあります。

これまで耐火金庫は半永久的に使えると思われがちでしたか、各メーカーの製造後5年〜30年を経過した耐火金庫を対象に調査した結果、金庫の耐用年数は20年とされています。
金庫の機能を果たしていない物は金庫とは言えません。

財産を守るためにも耐用年数や目的をしっかり把握しましょう。

オフィス環境の意識調査の分析


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上記の図は集計したオフィス環境の意識調査を回答別に円グラフにしたものです。

図1は、評価値も3.4で「満足」と「ほぼ満足」の割合が52.5%と多いことから「問題は無い」と判断します。

図2に関しては、評価値3.02と、評価値から判断すると良くも悪くもないという状態です。

しかしながら回答内容を分析すると「満足」と「ほぼ満足」が40%、「不満」と「やや不満}が40%となっており、「満足」と「不満」が両極端に分かれています。

そういう場合は「検討の余地あり」と判断します。
再調査し、どのような問題があるか確認し検討する必要があります。

今、注目されているインフォーマルコミュニケーションとは?

リフレッシュコーナー.jpgオフィスでは様々なコミュニケーションがあります。

オフィスでいう「インフォーマルコミュニケーション」とは、前もって予定されていないフェイスtoフェイスの会話やコミュニケーションのことを言います。通路やリフレッシュコーナーなどでたまたま居合わせた人と話す、いわゆる日常会話です。


最近このインフォーマルコミュニケーションが注目を受けていて、普段、仕事上で関係を持たない部門の人と会話することでコミュニケーションでき、自然の会話の中から有力情報や生きた情報を交換することができます。

会議などでは意見しにくい事やしにくい人なども気軽に話せる機会というわけです。


日常的な会話から有力なアイディアや新鮮な情報の交換、広く自由な意見を交わしたり、新しい情報を組織内に浸透させるルートなどとして注目されています。




インフォーマルコミュニケーションはほとんどの場合ワークスペースでは行われなく、通路やリフレッシュコーナー、喫煙コーナーなどで交わされます。


単なるリフレッショする場所ではなく、「情報交換の場」「コラボレーションの場」として活用し、魅力あるリフレッシュスペースやコラボレーションスペースを造ってみてはいかがでしょうか?



オフィス環境の意識調査の集計

調査が完了したら集計します。

たとえば以下のような調査結果が出たとします。

                満足  ほぼ満足 どちらとも  やや不満   不満
ステップ1
調査人数の集計   7    14     10     6      3

ステップ2
各段階のウェイト  5point    4         3          2         1

ステップ3
ポイント算出    35        56        30         12         3
(ポイント×人数)
ステップ4
ポイント合計    35    +   36   +    30    +    12    +    3   =136

ステップ5
評価値(ポイント合計/人数)      136/40=3.4point



この、3.4pint が評価値になり平均点としては3pointとなります。

オフィス環境の意識調査の例 −環境−

T.照明
1.室内全体の明るさ
2.光のやわらかさ
3.机上面の明るさ
4.自席の明るさの調整
5.モニターへの光の写り込み

U.空気
1.四季を通じた室内環境の適度さ
2.オオフィス内での暑い・寒い場所の有無
3.四季を通じた湿度
4.空気のきれいさ

V.音
1.隣接する人の電話などの声
2.情報機器やコピーの騒音
3.外部からの騒音
4.空調音
5.BGMの有無と必要性

W・安全面
1.自席での安全への配慮
2.避難経路の確保
3.配線の安全性
4.床材の滑走など
5.収納家具などの耐震対策

オフィス環境の意識調査の例 −設備−

T.スペース
1.オフィス全体のスペースの広さ
2.執務スペースの広さ
3.通路の広さ

U.ワークステーション
1.仕事に合った機能
2.作業スペースの広さ
3.情報機器の配置
4.情報機器の操作性
5.仕事への集中の度合い
6.チェアの座り心地
7.ワークスペースの開放感

V.レイアウト
1.レイアウトのバランス
2.自席へのアプローチ
3.他スペースへの動線
4.スペースの無駄

W.収納
1.自席での収納量の確保
2.共用収納量の確保
3.ファイリングシステムのレベル
4.収納家具と収納物の適合性
5.共用収納へのアプローチ

X.コミュニケーション
1.自席でのコミュニケーション
2.グループ内のコミュニケーション
3.会議の頻度と会議室の過不足
4.打合せの頻度と打合せ設備の過不足
5.情報ネットワーク
6.インフォーマルコミュニケーション

Y.リフレッシュメント
1.自席でリフレッシュできる
2.リフレッシュスペースの有無
3.リフレッシュできる程度
4.グリーン・アートの採用の程度
5.窓からの景観への配慮
6.喫煙スペースの有無