現場の意見や意識を知っておく

この調査は社員が現状使用しているオフィス環境をどのように感じ、満足しているかどうかを調査し課題を把握するものです。


調査内容はあまり負担を掛けない程度にしておき、項目はできるかぎり少ない方がよいでしょう。

この調査は移転後にも実施し改善効果を測定することもできます。

今年もまた寒い冬がやってきました
寒いのが苦手な私にとっては、つらい季節です。
しかしながら秋が短くなった気がするのは私だけでしょうか？
これは確実に「地球温暖化」が進んでいる証拠・・・

このまま温暖化が進むと日本にある四季がなくなり夏と冬のみになってしまっては困ります；；

実際に日本の平均気温は、20世紀の100年間で約1.0℃上昇しており、これは、世界全体の気温が約0.6℃しか上昇していないのに比べて2倍近いという大きな数字なんだそうです。

オフィネットで販売している「オフィス家具」には、『グリーン購入法※1』の基準を満たしている、環境に配慮した『地球に優しい』製品が沢山あります。

この「地球温暖化」を防止する為にも、ゴミの分別やスーパーへのマイバック持参はもちろん、オフィスで日頃使う物にも、是非もっと積極的に「エコ」を取り入れて行きましょう〜！！



※1　グリーン購入法とは？？
2001年4月に施行されたこの法律は、国等の機関に環境負荷の少ない物品等の調達を義務づけるとともに、地方公共団体や事業者・国民にもグリーン購入に努める事を求めています。
『グリーン購入法』のマークがついた商品は、この判断基準を満たしている商品になります。

全体の関係性を把握する


アンケートやヒヤリングをもとに上記のような表を作成し、関連の深い部門同士や設備を近くに設置するようにゾーニングをおこないます。

この作業は実際に仕事をする上で、事務作業の効率を上げることができます。
フェイスｔｏフェイスで仕事を頻繁にする部門同士が近いと移動時間の短縮やコミュニケーションのアップを図ることができ、より仕事の能率があがります。

また、離す必要のある部門と設備などもあり、セキュリティーの問題から部外者が頻繁に出入りする入口付近にサーバールームや経理部門などの部門を設置するのを避ける必要があります。

部門ごとのゾーニングは仕事をする上で、コミュニケーションや仕事効率の面で重要になるので充分に検討します。
現在の部門ごと同士の関連度を把握します。

認識していない場合や、確認のためにも各部門の代表者などにアンケートやヒヤリングをするのも良いでしょう。

オフィスレイアウトで一番最初にすることで一番大切なのがこのゾーニングです。

ゾーニングとは執務スペース・会議スペースなど個々のスペースの広さ、位置関係をな空間ごとに配置していくことです。

このゾーニングでほぼオフィスの使い勝手が決まってきます。

スペースを大まかに分けた場合

1.部外者があるていど自由に入れるスペース（受付・待合コーナー・トイレなど）
2.社員のみ立ち入る場所（執務スペース・倉庫・サーバールームなど）
3.社員と場合によっては部外者が立ち入る場所（打合せコーナー・休憩室・会議室・役員室など）

この３つのスペースは動線（人の流れ）とセキュリティー対策に密接に関係してくるのでスペース取りに注意します。

大まかなソーニングができたら、部門ごとの位置関係も考慮して配置していきます。

現状の把握と移転のために

現状のオフィスを把握するために、現状使用しているオフィスのレイアウト図面を作成します。
この現状のレイアウト図面は移転の際にも必要になってきます。


移転の際に持っていく家具、廃棄する家具を色分けなどをしてしたり、持って行く家具は何処に設置するのか？収納に入っている書類や備品は何処に入れるのか？などナンバリングをして移転先のレイアウト図とリンクさせてスムーズな移転を行うことができます。


現状の問題点を把握する目的もありますので、それほど細かい部分まで再現する必要はありませんが、ある程度正確な図面を作成したほうがよいでしょう。

先日、弊社取引先の「株式会社 白井産業」さんのフェアに行ってきました。

白井産業はホームファニチャーを中心にSOHO家具など多種にわたり、良品質・低価格でデザイン性も優れた商品を取り揃えている会社です。弊社もSOHO家具のコモフィスや、スロフィーを販売しています。

ショールームは静岡県の藤枝市にあり、東京から約2時間強の道のりです。ショールームは2フロアーにわたり、1階は量販店向けの展示コーナーのモデルパターンを再現していて、大型ホームセンターや家具専門店向けの展示スペースになっています。



2階はシリーズごとに生活シーンに合わせ家具を展示していて、実際に家具を配置し、生活した時のイメージが伝わりやすい作りになっています。



商品単体ではイメージが沸かなくても、その場のシーンで再現されると、より一層、商品が良く見えます。

白井産業から新商品がリリースされていましたので、今後弊社でもドンドン商品の掲載を増やしていきたいと思います。

現場調査し必要事項をチェックする

移転先のテナントが決定したら、現地へ行き細かい部分をチェックします。

レイアウトに必要な天井の高さ、コンセントの位置、窓の高さ、スイッチの位置、照明・エアコンのレイアウト、防災設備の位置、電気の容量などです。

ビル管理会社やオーナーから竣工図面（平面図・天井伏図・電気図・展開図など）はいただけると思いますが、施工段階での変更や前入居者の変更などにより、図面と異なっている場合がありますので実際に現場を調査してください。

図面上では納まった物が実際置いてみたら入らないことや、照明のスイッチが邪魔で壁面収納が置けないなどの問題が発生する恐れがありますので細かいチェックが必要です。

電気容量も古いテナントビルなどは、現在の一人1台ＰＣを所有することやＯＡ機器の普及を視野に入れていない場合があります。
その場合ビル全体の電気容量が足りず、フロアの電気容量を増やせない場合がありますので必ず確認をしてください。

オフィス管理士に頼むメリットとは？

オフィス管理士は社団法人　日本オフィス家具協会が認定している資格でいわば、オフィス環境のプロです。


現状オフィスの問題点を把握し改善したプランを考え、より良いオフィス環境を提案してくれます。

オフィス管理士は家具メーカーや工事業者に顔が効くので価格交渉や多少の無理が利きますのでコストダウンやイレギュラーの対応も行えます。

全ての工事を調整してスケジュール管理から現場管理までおこなってくれます。

全体を管理し把握しているので後々のレイアウト変更などの際もスムーズに進行できます。

アフターフォローも万全なので安心して依頼できるというわけです。

オフィス移転には様々な作業が発生します。

• 什器移転費用
• 間仕切工事
• インテリア（オフィス家具）
• ＴＥＬ・LAN・電気工事
• 内装工事
• セキュリティー工事
• 原状回復工事

移転は引越し業者、間仕切・インテリアは家具メーカー、ＴＥＬ・ＬＡＮ工事は電話会社などなど・・・他業種にわたり発生します。

その全ての打合せと見積り依頼・スケジュール管理・現場管理を担当者である、あなたが行わなければなりません。

無理ではないにしろ通常業務をこなしながら移転計画を進行するのは非常に困難です。

そういう場合はオフィス管理士に相談することをお勧めします。

オフィスに緑を置く

『観葉植物』にはたった１つ置くだけでも部屋の雰囲気を「ガラッ」と変えてしまう驚きの『緑の力』があります。

人間には視感で感じることができ、目からの情報で気持ちの変化が現れます。

 

これはオフィスにも同様の効果があり、『緑』をちょっと置くだけで『殺風景』なオフィスの雰囲気が見違えるほど変化します。

しかも、蒸し暑い季節は『緑』を置くことによって 涼しい気分、すなわち『涼』を感じる事もできます。
人工でも効果は同じで枯れる心配もないので、お手入れに手間がかからず、経済的にもかなりお得！
もちろん、通常の『観葉植物』を入れてお使い頂いてもOKです。

 

 

 

最近のオフィスではIT化などが進み、コミュニケーションの低下やリストラ、組織統合等による配置転換や仕事量の増加、成果主義・年俸制度によるプレッシャーなどから、仕事へのストレスが軽度のうつ病など、眼に見えない精神的な問題を引き起こしています。

そこで、オフィス環境の面からメンタルヘルスを悪化させない予防方法をあげてみたいと思います。

• 気分転換のできるコミュニケーションスペース、リフレッシュスペースを作る。
• BGMを流す、観葉植物を設置するなど心地よい音環境、視環境をつくる。
• 光環境、温度、湿度を快適に設定する。
• 給茶機や自動販売機の設置・飲食スペースを確保し、生活環境の利便性を向上させる。
• パーティション等でワークスペースを確立し、プライバシーを確保する。
• １時間に１回は10〜15分程度の休憩をとる。
• デスクワーク（PC作業）に適したチェアの確保。
• 定期的にカウンセリングなどの診断をする。

個人で自己管理をし、メンタルヘルスを良好に保つにも限界があり、会社または組織での対策が求められる時代になっています。

ＣＳＲという言葉をご存知でしょうか？
Corporate　Social　Responsibility　＝　企業の社会的責任
企業は単に利益の追求のみならず法令の厳守、地球環境保護、地域社会への貢献、消費者保護など安全で良質な商品やサービスの提供を実践する必要があります。

弊社でも環境活動や３Ｒ（リユース・リデュース・リサイクル）の推進などの活動をしております。

オフィス家具担当である私も、販売商品を選定する上では価格や安全性や機能の両側面からの商品選定を心がけております。
どんな業界でもあてはまる思いますが、商品を開発する場合単にコストを下げることは比較的簡単ですが、難しいのは基準や品質を満たした上でのコストダウンです。

原油や木材・鉄鋼など、材料費の高騰がいちじるしく大変な時代ですが、高品質・低価格を目標に努力していきたいと思います。

移転先オフィスのことも大切ですが、移転元のケアもしっかりやらなければいけません。
移転する場合、移転元の原状回復工事が必要になります。
原状回復工事とは、借りていた賃貸オフィスを借りた時の状態に戻す内装工事のこと。

「敷金でまかなうし、よくわからないし、面倒なのでビル管理会社にお任せ・・・」

これでは損をする可能性があります。

敷金は基本的に戻ってくるお金です。原状回復工事を安く済ませればそれだけ戻ってくる金額も増えるという事です。全てとは言いませんが私の経験上、ビル管理会社指定業者の見積りは高い傾向にあります。

テナントビルを解約した際に指定業者の原状回復の見積りを確認したら、内装工事の単価が高い事や必要と思われない工事が入っていたので指摘したところ、数十万安い見積りが出できたことがあります。
契約していたテナントから必ず原状回復工事の見積書の明細をもらいましょう。
その上で他の業者から同条件での見積りを取るか、オフィス管理士に相談しアドバイスをもらいましょう。

※テナントによっては契約書にビル管理会社の指定業者による原状回復工事を行う。とされている場合もありますので確認をしてください。

プライバシーとパーソナルスペースの関係

プライバシーとは自分自身を他人におかされない権利のことをいいます。

人にはパーソナルスペースというものがあり、他人を受け入れない領域をもっています。
他人と接する時、無意識に距離を保とうとします。このパーソナルスペースに他人におかされると、集中力の低下、不快な気分やストレスの要因になります。

パーソナルスペースには個人差があり女性は男性よりパーソナルスペースが小さいとされています。

オフィス環境におけるプライバシーの侵害とは、このパーソナルな領域に騒音や人の動きが入ってきた時に仕事に集中できなくなる事です。

職種などによっても変化するので、ケースに応じたプライバシーの確保が必要となります。

移転は良いオフィスにする最大のチャンスです

オフィス移転で最も重要なことは現在使用しているオフィスの問題点を移転を期に改善していくことです。

会社全体の問題点、部門ごとの問題点、個人の問題点を洗い出し、改善していく事が大切です。

たとえば、仕事の連絡密度が高い部門同士が離れているとか、ＦＡＸを頻繁に使用する部門がＦＡＸから離れているなどがあります。

毎日の事なのでたとえそれが数十秒の時間であっても、1日に何度もおこなうと多大な時間になります。改善することで使用者の負担も減るので効率も良くなるでしょう。

部門ごとや個人的な改善点などは社内アンケートなど実施して、問題点などを把握しておく必要があります。

全ての意見を取り入れる必要はありませんが、問題点にＡ〜Ｃなどのランク付けをして重要視される問題点から解決してくことが良いでしょう。

移転してしまってからでは遅いので移転前に考慮し実行しましょう。

120度のデスクを3つ合わせ、連結することでY字に配置するレイアウト。

デスクを90度に回転させて4台並べ卍の形にしたレイアウト。十字型レイアウトと似ているがセンターテーブルを使用しないのでコスト、スペース面で簡易的である。

デスクの中心にテーブルを置き、90度づつ4台のデスクを配置するレイアウト。クロス型とも言われる。